Aplicando SCRUM en mi vida diaria

Alguno me tachará de loco cuando os enteréis de que he decido aplicar SCRUM en mi vida diaria como una herramienta de desarrollo ágil y potenciador de la productividad. La metodología SCRUM se usa incipientemente en el mundo empresarial y muy frecuentemente en el ámbito IT o de desarrollo de software aunque si bien es cierto cada vez está más extendida. Como ahora veremos, SCRUM es un marco de trabajo -o framework- dentro de las metodologías ágiles o “Agile” que gestionan los proyectos de forma incremental, con iteraciones y es capaz de aportar flexibilidad ante cualquier cambio o imprevisto.

¿Por qué usar la metodología SCRUM?

Al igual que en el mundo laboral, decidí aplicar SCRUM en mi vida privada para poder optimizar los procesos, centrarme en las tareas que tenía que llevar a cabo y al mismo tiempo tener una guía y refuerzo positivo ante las tareas cotidianas pero sobretodo, en los proyectos personales. 

Esta idea me sobrevoló por la cabeza ante el confinamiento del COVID, ante la realidad de trabajar desde casa, pasar muchas horas en un mismo sitio y tener siempre un ordenador en frente. Para mí supuso una idea aterradora como a muchos españoles, creo que todos nos vimos obligados a convertirnos en el “trabajador del futuro”. Temía verdaderamente por mi productividad y a perder el foco preso de la procrastinación.

Mis últimos proyectos son fruto de aplicar metodología SCRUM y sprints -término que ahora veremos- en mi día a día. Mi nueva web, la imagen corporativa del ICOV de Huelva, o algo que estaba dejando atrás durante mucho tiempo, mi objetivo de decorar mi propia casa con ilustraciones de Huelva. 

¿Qué es SCRUM y para qué sirve?

Toca un poco de teoría SCRUM. El término del que hablamos no son siglas, sino que significa “melé”, un tipo de jugada en el rugby que representa muy bien lo que es ésta metodología agile. La explicación de SCRUM indica que es un proceso para afrontar procesos complejos y cambiantes de manera efectiva.

SCRUM es también una herramienta de trabajo en equipo donde se aplican un conjunto de buenas prácticas donde todos los miembros deben estar bien coordinados. Un proceso de democratización de decisiones en las que la participación de los integrantes enriquece el proceso y eleva la calidad del producto final.

La principal cualidad de la metodología SCRUM es la creación de un proceso de producción con iteraciones que lograrán que el producto vaya creciendo realizando en todo momento pequeñas entregas (“incrementos”) que podrán visualizar los clientes.

¿Cuántos roles intervienen en un equipo SCRUM?

Son 4 los roles que intervienen en un proyecto con SCRUM, éstos perfiles son de una importancia equitativa pero cada uno posee unas tareas y responsabilidades diferentes:

Stake holders

Los stake holders son los clientes, en la metodología SCRUM la participación activa de los usuarios, contratantes o responsables del desarrollo del proyecto supone un hito diferenciador frente a otras formas de trabajar. La constante consulta a los stake holders facilitará el proceso de producción sirviendo de guía y mejora continua.

Product owner

El “dueño del producto” o product owner será el interlocutor e intermediario entre los stake holders y el equipo de trabajo. Es el principal responsable de la toma de requisitos y deberá priorizar entre la tareas a llevar a cabo. Presentará los incrementos a los stake holders para obtener un feedback que produzca mejoras, cambios y nuevos requisitos.

Scrum master

Principal responsable de que la metodología SCRUM se lleve a cabo. Facilita y lidera las reuniones que se celebran durante el “sprint” para disipar problemas, conflictos y distracciones.

Equipo de desarrollo

Son los encargados de construir el producto final mediante la realización de las tareas priorizadas por el product owner. Trabajan codo con codo, se autogestionan siendo autosuficientes sin necesidad de una figura de lider o jefe. Lo forman un compendio de profesionales con diferentes habilidades complementarias.

¿Qué es un sprint de SCRUM?

El proceso de desarrollo del producto se divide en sprints. Los sprints tienen una duración fija durante todo el proceso aunque según el proyecto pueden variar entre dos y cuatro semanas de duración. En cada sprint se detallan las tareas a realizar marcando claramente los objetivos para que sean satisfechas (concepto de “definición de hecho”), con ellas a la finalización del sprint obtendremos como resultado un incremento o entregable.

Estos incrementos son visualizados por los skate holders que velarán por sus intereses en todo momento, esto evitará problemas, incompatibilidades o falta de funcionalidades en la entrega final manteniendo la armonía con los deseos de los clientes.

¿Cómo aplicar la metodología SCRUM en un proyecto?

Para no entrar en demasiados detalles explicaremos el proceso completo de manera rápida y sencilla. Todo comienza con la petición de los skate holders, éstos reunidos con el Product Owner recogerán los requisitos del sistema en el llamado product backlog. Una vez priorizados y desgranados las funcionalidades en PBIs (Product Backlog Item) llegamos a la primera reunión de planificación que será el inicio de cada sprint.

En la reunión de planificación se eligen los PBI a realizar y forman la pila del sprint o “sprint backlog”. El equipo de desarrollo se repartirá dichas tareas y las llevará a cabo durante lo que dure el sprint, asistiendo a una reunión diaria o “daily scrum”. En ella se pondrá en conocimiento de todos qué se ha hecho en el día anterior, los problemas surgidos y cómo vamos a afrontar la jornada. Dicha reunión es muy directa y no dirará más de 15 minutos.

Finalmente llegamos a la culminación del sprint obteniendo un entregrable. Será el momento de realizar una reunión de revisión o “sprint review” donde veremos qué ha pasado durante en la última iteración, haremos una demo del entregable y obtendremos un feedback para mejorar el producto.

Seguimos con una reunión de retrospectiva en la que vemos el sprint de manera reflexiva e interna, atendiendo a los problemas surgidos, limando asperezas y llevando a cabo acciones concretas para mejorar durante el proceso de desarrollo.

Llegados a este punto volveremos al inicio de un nuevo sprint con otra reunión de planificación.

¿Cómo he aplicado SCRUM en mi vida diaria?

Pero Alberto, déjate de tanto explicar y dime cómo puedo aplicar SCRUM en mi vida diaria ¡pues a ello voy! Sabemos qué es SCRUM, cómo es la metodología SCRUM pero tengamos en cuenta nuestro día a día. En mi caso, he adaptado el proceso a varios puntos clave que han hecho que deje de divagar y perder el tiempo.

Era normal en mí que tras una jornada laboral me costara centrarme en casa y ponerme de nuevo frente al ordenador a emprender otros proyectos. Visto ahora con perspectiva destaco algo de lo cual hay que huir, el hecho de sentarse y decir qué tengo que hacer. Parece tonto, lo se, pero para mi ha sido diferencial el tener asignadas unas tareas.

Claves para dejar de procrastinar

A continuación te destaco lo escencial para dejar de perder el tiempo frente al ordenador:

• Márcate objetivos claros, concretos y alcanzables a corto plazo.
• Realiza sólo una tarea a la vez. No estés con la mente en mil sitios porque al final no estás en ninguno.
• Simplifica al máximo, no te complique tú sólo y busca alternativas efectivas.
• Limita el tiempo que le dedicas, no eches tardes enteras.
• Cuando tengas muchas horas por delante, asignate varias tareas distintas por franjas horarias. Evitarás la saturación o el aburrimiento.
• Toma descansos de vez en cuando, aunque estés muy entusiasmado con algo.
• Cuando algo te líe o te haga pensar demasiado, salta a otra cosa. Insistir en lo mismo sólo te hará perder el tiempo. Cógelo en otra ocasión con la mente fresca.

Con estos consejos que me he autoimpuesto he mejorado mi productividad y aún no hemos empezado con nada que se le parezca a metodología SCRUM.

Principios SCRUM

Para implantar la metodología SCRUM en mi vida diaria he cogido los principios más aplicables a nivel individual y me he quedado con un esquema para mis propios sprints:

Definir un Product Backlog

He anotado mis objetivos a medio y largo plazo, los he analizado detalladamente para determinar su viabilidad y sacar acciones concretas que me lleven a realizarlos o acercarme a dicha meta.

Mide tus objetivos

Es importante ser muy conciso y no quedarse en por ejemplo “retomar mi actividad en redes sociales para reforzar mi marca personal” sino concretar en algo como “lograr postear al menos 4 veces por semana” o “lograr 500 seguidores en 6 meses”.

Divide las tareas

Una vez tienes definidos tus objetivos y extraido las acciones que pueden llevarte a cumplirlos es hora de detallar y dividir en tareas pequeñas. Es una de las cosas con las que más contento estoy, es muy común sentirse abrumado con el objetivo final, perder tiempo pensando en cómo llegar a él y centrar nuestra vista sólo en el último paso cuando lo más importante es ir poco a poco, afrontando tareas cortas y sencillas que acaben sumando al final.

Adáptate a los cambios

Para hacer SCRUM en mi vida diaria también he tenido que saberme adaptar, que esté sólo frente al trabajo no significa que no puedan salir impedimentos. Lo mejor es no sofocarse ni fustrarse y si es necesario, subdividir aún más las tareas, ser flexibles y cambiar tus planteamientos si se han visto alterados.

Marca las tareas realizadas

Este simple gesto da más de lo que creemos, es de esas cosas de las que uno duda cuando se lo plantean ¿tachar una tarea que he hecho me va a reportar verdaderamente algo positivo? La respuesta es un enorme sí. Se convierte en un refuerzo positivo y tu susconciente se convence de que estás avanzando, de que logras cosas que antes no eras capaz o en las que empleabas mucho tiempo. En la metodología SCRUM esto se lleva a cabo con un tablero, muchos usan Trello para tener tres columnas bien diferenciadas, las tareas a realizar (to do), las que están en proceso (doing) y las terminadas (Done).

Redacta la “definición de realizado”

Muchas veces, más de las que queremos nos autosaboteamos y por querer acabar o conseguir el “premio” de la conciencia solemos tachar como terminadas tareas algo ambiguas. Por esta razón existe la “definición de hecho”, donde marcamos los requisitos que debe alcanzar la tarea para que pueda ser marcada como realizada.

Reunión de planificación

Aunque trabajes sólos, realiza una vez a la semana (o la duración que hayas estimado para tu sprint) una reunión de planificación, donde te asignes las tareas a realizar en la próxima iteración y en la que puedas replantearte cambios con respecto a otras semanas para tener un resultado más óptimo.

Retrospectiva

Otros de los conceptos que parecen absurdos de manera solitaria pero de los que más me han aportado. Siéntate a pensar y a replantearte cosas de tu sprint, a veces esas ideas se esfuman entre pensamientos del día a día y no terminamos por tomar conclusiones pero sobretodo acciones de mejora. Observa como te fue en la última iteración, qué no hiciste, por qué fue así y qué debes hacer para cambiarlo. En ocasiones simplemente es una puesta en valor que sirve como aprendizaje, ya que tú mismo te irás midiendo en cuanto a tiempos, motivación o efectividad de tus medidas.

Finalmente no siempre tendrás un entregable ya que puede que no estés creando un producto en sí, pero seguro que si llevas a cabo estos consejos notes cómo vas logrando objetivos o por otro lado, has encontrado el camino para acercarte a ellos.

¿Cómo aprender SCRUM?

Para mejorar nuestra productividad como hemos visto, podemos aplicar metodología SCRUM, hemos visto por encima qué es pero sobretodo a cómo adaptarlo a un uso individual y autónomo. Aunque por supuesto te recomiendo que leas sobre el tema, veas la experiencia de otros o te hagas algún curso.

A este respecto te recomiendo un curso de SCRUM gratuito de la plataforma MiriadaX o si prefieres un libro, los hay muy buenos como Gestión práctica de proyectos con SCRUM de Antonio Martel, Lean UX de Jeff Gothelf o SPRINT de Jake Knapp, éste último no es tanto teoría de SCRUM sino un enfoque práctico para afrontar sprints cortos ante problemas complejos.

Espero que te sirvan de ayuda mis consejos, déjame en los comentarios qué te ha parecido o si por el contrario estoy loco de remate o herido de muerte por el frikismo de aplicar esta metodología a mi día a día.